​Μείωση κόστους λειτουργίας σε ελληνικές επιχειρήσεις

Του Απόστολου Σπαθά

Σύμβουλος Επιχειρήσεων – Οικονομολόγος

Η μείωση κόστους λειτουργίας στις ελληνικές επιχειρήσεις σήμερα είναι πιο σημαντικό από κάθε άλλη φορά. Ωστόσο, η μείωση κόστους αποδίδει πολύ περισσότερο όταν καταφέρουμε ταυτόχρονα να κρατήσουμε το επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών στο ίδιο ή σε ανώτερο επίπεδο. Και για να τα καταφέρουμε, θα πρέπει να δουλέψουμε πολύ πιο αποδοτικά, με τρόπους που δεν τους είχαμε νωρίτερα σκεφτεί.

Η αφορμή γι’ αυτό το άρθρο ήρθε μέσα από μια συνεργασία στα πλαίσια Ευρωπαϊκού Προγράμματος με αντικείμενο την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητάς των επιχειρήσεων μέσω της μείωσης κόστους λειτουργίας τους.

Να αξιοποιήσουμε αυτά που διαθέτουμε

Σήμερα, η πλειοψηφία των επιχειρήσεων έχει στη διάθεση της όλα τα εργαλεία που χρειάζεται για να μειώσει το λειτουργικό της κόστος. Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις έχουν ένα ERP ή εμπορολογιστικό πακέτο, μέσω του οποίου μπορούν να παρακολουθούν τις τους κοστίζει η καθημερινή εργασία. Σχεδόν όλες, έχουν επίσης και ένα CRM, με το οποίο μπορούν να οργανώσουν την υποστήριξη πελατών και τις πωλήσεις τους, ώστε να γνωρίζει η διοίκηση και την τελευταία λεπτομέρεια. Επίσης, σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις είναι πιστοποιημένες κατά ISO 9001, και μέσω αυτού μπορούν να παρακολουθούν:

• Τα παράπονα πελατών ώστε να αντιληφθούν για ποιο λόγο μπορεί οι πελάτες να προτιμήσουν ανταγωνιστές
• Την εκπαίδευση του προσωπικού, ώστε να δίνουν τις λιγότερες δυνατές αφορμές για παράπονο σε πελάτες
• Την συνεργασία με προμηθευτές, ώστε να επιλέξουν αυτούς που κάνουν την καλύτερη δουλειά

Επιπρόσθετα, ακόμη και η οργάνωση της εργασίας μπορεί να ωφεληθεί από λίγη νέα τεχνολογία που είναι ευρέως διαθέσιμη. Μια έντυπη αναφορά είναι εύκολο να αρχειοθετηθεί, αλλά αρκετά δύσκολο να αναζητηθεί. Ωστόσο, αν ήταν ηλεκτρονική (έστω και σκαναρισμένη), θα μπορούσε εύκολα να αξιοποιηθεί ακόμη και στο πιο μακρινό μας υποκατάστημα, μέσω του απανταχού παρόντος Internet, κερδίζοντας ώρες συνεννόησης και αναζήτησης.

Από την άλλη, οι ελληνικές επιχειρήσεις συνήθως επιλέγουν να μειώσουν το προσωπικό, ακολουθώντας τη συρρίκνωση της οικονομικής τους δραστηριότητας. Το πρόβλημα σε αυτή την περίπτωση είναι ότι αν μείνουν μόνο τα απαραίτητα άτομα για την εξυπηρέτηση πελατών, κάθε οποιαδήποτε άλλη μείωση κοστίζει στην εταιρεία μοναδικές, πια, γνώσεις και ικανότητες, σε όφελος του ανταγωνισμού. Η μοναδική λύση είναι να επιλέξουμε πρώτα την καλύτερη οργάνωση, που είναι και οικονομική λύση αλλά και επιφέρει την λιγότερη εσωτερική αναστάτωση.

Να επιτύχουμε μείωση κόστους

Η μείωση κόστους λειτουργίας προϋποθέτει εντρύφηση στον τρόπο λειτουργίας της εταιρείας, διαπίστωση κοστοβόρων διαδικασιών, οριοθέτηση στόχων, και σχεδιασμό προτάσεων υλοποίησης με γνώμονα την εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος με παράλληλη βελτίωση της υφιστάμενης δομής. Για να το επιτύχουμε αυτό, πρώτα απ’ όλα:

1. Συμβουλευόμαστε το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας κατά ISO 9001 της εταιρείας, ώστε να πάρουμε μια καλή άποψη για το αντικείμενο εργασιών καθώς και για τις διαδικασίες της.
2. Διεξάγουμε συνεντεύξεις με στελέχη και έμπειρο προσωπικό, ώστε να γνωρίσουμε τα σημαντικά θέματα της εργασίας, τόσο εσωτερικά, όσο και από την πλευρά του πελάτη και του ανταγωνισμού.
3. Παρακολουθούμε την παραγωγή της εταιρείας και αναλύουμε την καθημερινή εργασία, τόσο σε περίοδο έξαρσης όσο και σε κανονικές συνθήκες.

Μες τον τρόπο αυτό συλλέγουμε στοιχεία γύρω από συγκεκριμένα, μετρήσιμα προβλήματα της καθημερινής εργασίας. Η λύση κάθε προβλήματος, στη συνέχεια, έρχεται από την εφαρμογή των υφιστάμενων εργαλείων της επιχείρησης.

Ενδεικτικά, εάν:

– Οι πωλήσεις μας μειώνονται: Μπορούμε να υποκινήσουμε περισσότερο τους πωλητές μας με bonus. Και να ξέρουμε ακριβώς ποιος το αξίζει, μέσω του ERP και του CRM

– Υπάρχει θέμα στην υποστήριξη πελατών: Οργανώνουμε την εξυπηρέτηση τους σε βάθος χρόνου μέσω του CRM, ώστε να μπορούμε να παρέχουμε ικανοποιητική εξυπηρέτηση.

– Σπαταλούμε αναίτια χρόνο σε υποστήριξη πελατών και συνεργατών: Οργανώνουμε δίκτυο επιλεγμένων συνεργατών, και χρησιμοποιούμε το ISO της εταιρείας για να παρακολουθούμε την εκπαίδευση και αξιολόγηση τους.

– Το προσωπικό δεν επαρκεί: Εκπαιδεύουμε το προσωπικό για να αναλάβει και άλλες θέσεις εργασίας, ώστε μόλις υπάρξει ανάγκη να συμβάλλει αποφασιστικά.

Η τήρηση των αποφάσεων αυτών είναι το πλέον βασικό στοιχεία για την επίτευξη της μείωσης του κόστους λειτουργίας. Ωστόσο, κανείς δεν μπορεί να είναι συνεχώς πάνω από τον κάθε ένα για να του υπενθυμίζει τι πρέπει να κάνει.

Η επιτυχία εν καιρό κρίσης θα έρθει αν δούμε την κρίση σαν ευκαιρία και κερδίσουμε από την σωστή διαχείριση της.